Adatkezelés a praxisban

Adatkezelési nyilatkozat

 

Dr. Dobi Ákos, mint a szolnoki 19sz. felnőtt háziorvosi körzet

működtetési jogával rendelkező háziorvos

a következőket teszem közzé az álalunk kezelt adatokkal kapcsolatosan:

 

Rendelőnkben a megjelent személyek ráutaló magatartás során önként rendelkezésünkre bocsájtott alapvető adatait kezeljük, mint:

-név,

-születési hely, születési dátum

-születési név

-anyja neve

-lakcím

-TAJ szám

-közgyógy igazolvány szám (csak a szám birtokában írhatunk gyógyszert vagy segédeszközt közgyógyra)

-gépjármű vezetői engedély száma (az orvosi alkalmasságról szóló igazoláson kell feltüntetnünk, amennyiben a vizsgált személynek már van jogosítványa)

-személyi igazolvány szám (ua. mint a jogosítvány számnál), valamint ellátáskor ez az igazolvány alapján azonosítjuk a vizsgált személyt.

-telefonszám: alapvető igény a 21. században, hogy a betegeinket el tudjuk érni, pld. időpont egyeztetés miatt, szakvizsgálati időpont egyeztetésének közlése, és még nagyon sok dolog miatt.

-email cím: Ugyancsak egy korszerű kommunikációs lehetőség a beteggel, így tudunk csoportos (titkos másolatos) hírlevelet, értesítést küldeni pld. jogosítvány lejárata miatt, de bizonyos dokumentumokat is ezen a csatornán tudunk továbbítani, amikor úgy beszéljük meg, hogy nem kell az eredményért személyesen megjelennie a betegnek. Az email címet minden beteg személyesen adja meg, nem egyszer maga gépeli be a megfelelő ablakba, a pontos cím miatt, tehát ezt az adatot is a betegtől, személyes kontaktus útján  kapjuk meg.

Valamennyi fent részletezett adat a MedMax háziorvosi programban kerül rögzítésre, más helyen a számítógépen ezeket nem tároljuk.

Mindezek mellett egészségügyi adatokat kezelünk és őrzünk.

Az adatokat részben elektronikus, részben papír formában tároljuk és kezeljük.

 

Az elektronikus adatok tárolásának és kezelésének helyei:

1. számítógép(ek) az orvosi rendelőben

Valamennyi gépen a Windows jelszóval védett, és ugyancsak jelszóval nyitható a Medmax háziorvosi program, mellyel dolgozunk. Ezek alapján a személyes adatok őrzéséhez kétszeres jelszavas védelmet használunk, az egyébként zárt orvosi rendelőben. (Az épület főbejáratán 2 ajtót zárunk, valamint az orvosi rendelő ajtaja is biztosági zárral védett).

2. napi mentést tartalmazó adathordozók

Elengedhetetlen a naponkénti adatmentés, hiszen ha bármilyen oknál fogva a rendelő számítógépei sérülnek, szélsőséges esetben az összes adat is akár elveszhet, magában hordozva az esetleges egészségkárosodások, ellátási akadályok veszélyét. Értelemszerű, hogy egy esetleges tűzesettel számolva a napi mentést tartalmazó adathordozót (pendrive, külső merevlemez) a rendelőből és az épületből munkánk végeztével haza visszük. A szoftver gyártójának nyilatkozata alapján a csomagolt adatállományból adatot csak a MedMaxon keresztül nyerni.

3. laptop a rendelőn kívüli munkához.

Hasonlóan, mint a rendelőn belül, a laptopon a WIndows is és a MedMax is jelszavas védelem alatt áll.

4. mobil telefon eszköz, a betegágy melletti ellátás segítésére.

A MedMax háziorvosi program rendelkezik egy mobil applikációval, melyen keresztül elérhetők a beteg alapvető adatai, mint pld. telefonszám (sokszor kell, ha pld. nem működik a kapucsengő és nem tudunk bejutni a beteghez), TAJ szám, közgyógy igazolvány szám elengedhetetlen az ágy melletti recept, és/vagy beutaló írásakor, és nem kell várnunk, amíg a beteg vagy a családja bizonyos helyzetekben hosszasan keresi a kért okmányokat. Emellett fontos, hogy látható a beteg állandó gyógyszereinek listája, az utolsó néhány ellátás, és az utoljára felírt gyógyszerei. A mobil eszköz indítási és ébresztési védelemmel van ellátva, így az adatokhoz csak ezek feltörésekor tudna hozzáférni bárki is.

5. Hozzáférés a kórházi MedSol adatbázishoz

A háziorvosok térítési díj ellenében vásárolhatnak hozzáférést a Hetényi Kórház adatbázisához, de kizárólag csak azon személyek adataihoz férhetnek hozzá, akiket minden azonosítójukkal (név, szül. dátum, szül. név, szül. hely,  lakcím, TAJ szám, anyja neve) a Hetényi Kórház számítástechnikai osztályának küldött értesítésben (mail) kérünk. Ezzel a sok adattal igazoljuk, hogy rendelkezünk a beteg alapvető információival, melyeket csak ő adhatott át nekünk. Amennyiben pld. elgépelünk egy születési dátumot, a kórház nem engedélyezi a hozzáférést, amíg a hibás adatot nem javítjuk helyesre. Miért fontos a hozzáférés? Csak néhány példa: 1. itt tudjuk napra pontosan megtekinteni, hogy mikor volt a beteg utoljára labor vizsgálaton. 2. Korábbi leleteket, dokumentumokat, zárójelentéseket tanulmányozhatunk, ami sok esetben igen fontos a korrekt ellátáshoz 3. Bizonyos fegyelmezetlenségeket is itt tudunk követni, pld. amikor a beteg állítja, hogy ilyen vagy olyan szakrendelésre elment, de "nem adtak papírt". Ha volna is ilyen, (de Szolnokon nincs), akkor az adatbázisban látnunk kell nyomát az ellátásnak. 4. Néha a beteg elfelejti, mikorra kapott kontroll időpontot pld. neurológiára. Ebben az esetben meg tudjuk nézni az előjegyzést, és nem fogja a beteg a telefonálásával a szakrendelő munkáját zavarni. 5. Nem utolsó sorban ma már 21. századi elvárás, hogy az orvosi rendelők ne leszakadni készülő fiókok raktárai legyenek, sokkal kulturáltabb, ha az innen letöltött leletek, zárójelentések pdf formátumban a háziorvosi programba kerülnek, ahonnét rendeléskor azonnal egy kattintással elővehetők. Az EESZT előrehaladásával úgy tűnhet, hogy lassan haszontalanná válik ez az elérhetőség, de mivel itt az adatok, leletek sok évre "visszafele" is megtalálhatóak, így jó pár évig még használnunk kell ezt a rendszert is.

Természetesen a MedSol-ból származó leletek ugyanolyan védelmet élveznek, mint más dokumentumok, azaz a Windows és a háziorvosi program jelszavának helyes megadása után érhetők csak el.

Papír alapú dokumentumok kezelése és őrzése

Majdnem minden betegünknek névre szóló borítéka van, (csak annak a néhánynak nincs, akinek elektronikus formában küldni a korábbi háziorvosa a törzskartonját),  ebben helyezzük el a papír alapú dokumentumokat. Ezeket zárható fiókos szekrényekben tároljuk, az adatokhoz csak az épületbe, a rendelőbe és a fiókos szekrénybe történt erőszakos behatolás útján juthat hozzá illetéktelen személy.

Az egészségügyi adatokat 30 évig őriznünk kell. Az Egészségügyi és Bölcsödei igazgatóság elismervény ellenében átveszi tőlünk a zárt, felcímkézett dobozokba csomagolt kartonokat, és biztonságos helyre szállítja archiválásra. Amennyiben utólagosan szükségünk van egy kartonra, ugyancsak az Egészségügyi és Bölcsödei igazgatóság gondoskodik azok elérhetőségéről. Az ottani tárolás körülményeiről nincs pontos információnk.

Függetlenül az új szabályozástól, amint eddig, ezután sem szolgáltatunk ki adatokat egyik személyről a másiknak, még akkor sem, ha családtagról (házastárs, gyermek, szülő) van szó. Ezt csak az érintett személy egyértelmű beleegyezése vagy kérése után tesszük meg! 

Fontos változás, hogy a jövőben a különféle igazolásokat (nappali segítségnyújtás, étkeztetés, stb) és engedélyeket csak meghatalmazással állítunk ki azokban az esetekben, amikor az érintett személy nem tud a rendelőben ennek érdekében személyesen megjelenni.